Poszukujemy zorganizowanego menedżera biura w Whitestone, NY

Jesteśmy rozwijającą się firmą budowlaną w Whitestone, NY, która poszukuje wiarygodnej osoby na stanowisko menedżera biura. Praca od poniedziałku do piątku, w pełnym wymiarze godzin. Idealny kandydat powinien być szczegółowy, proaktywny i komfortowo radzić sobie z szerokim zakresem obowiązków biurowych, w tym:

• Obsługa dokumentacji,
• Płace i koordynacja,
• Zarządzanie codziennymi operacjami biura,
• Utrzymywanie zorganizowanego i efektywnego miejsca pracy,
• Odbieranie i kierowanie telefonami, e-mailami oraz ogólnymi zapytaniami,
• Utrzymywanie fizycznych i cyfrowych systemów archiwizacji (umowy, pozwolenia, ubezpieczenia, dokumenty pracownicze itp.),
• Zamawianie i zarządzanie materiałami biurowymi i sprzętem,
• Koordynowanie harmonogramów, spotkań i wizyt,
• Pomoc w dokumentacji projektów, umowach, zleceniach zmian i plikach roboczych,
• Śledzenie pozwoleń, inspekcji i dokumentów zgodności,
• Komunikacja z kierownikami projektów, superintendentami, podwykonawcami i dostawcami,
• Przygotowywanie i dystrybucja raportów, propozycji i korespondencji,
• Przetwarzanie zobowiązań i należności,
• Przygotowywanie faktur, śledzenie płatności i kontaktowanie się w sprawie zaległych sald,
• Pomoc w przetwarzaniu płac i śledzeniu czasu pracy pracowników,
• Rekonsolidacja zestawień i wsparcie funkcji księgowych,
• Współpraca z zewnętrznymi księgowymi lub dostawcami płac w razie potrzeby.

Kandydat musi być wiarygodny, punktualny i profesjonalny, a także posiadać doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej. Musi również mieć zdolność do pracy samodzielnej i zarządzania poufnymi informacjami. Doświadczenie z Microsoft Office, Outlook i Excel jest niezbędne. Wymagana jest znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie. Preferowane doświadczenie w pracy z School Construction Authority (SCA) oraz w branży budowlanej. Wynagrodzenie jest do negocjacji... Proszę dzwonić, aby uzyskać więcej informacji.