Fotoradar i samochód firmowy: kto odpowiada i co przewiduje projekt UD263

Jak odpowiedzieć na pismo dotyczące samochodu firmowego, jakie obowiązki obowiązują i co przewiduje projekt zmian.

Stan sprawdzony: 2 listopada 2026 r. Nie jesteśmy kancelarią prawną. Poradnik ma charakter informacyjny i edukacyjny; nie jest indywidualną poradą prawną ani podatkową. Przepisy i projekty mogą się zmieniać. Przed podjęciem decyzji dotyczącej firmy sprawdź aktualny tekst prawa i skonsultuj sprawę z odpowiednim specjalistą.

Stan prawny i główne zasady

Jak postępować po otrzymaniu pisma

Gdy pojazd został zarejestrowany przez urządzenie, organ może wezwać właściciela lub posiadacza do wskazania, komu pojazd powierzono do kierowania albo używania w określonym czasie. Odpowiedź powinna odnosić się do konkretnego wezwania i rzeczywistego stanu rzeczy. W firmie właścicielem, leasingobiorcą i faktycznym użytkownikiem mogą być różne podmioty, dlatego przed wysłaniem odpowiedzi należy ustalić, kto otrzymał wezwanie i czego organ żąda.

Nie należy zakładać, że każdy przypadek kończy się automatycznie mandatem dla właściciela albo że wystarczy podać dowolne nazwisko. Odpowiedzialność za niewskazanie osoby i konsekwencje niewłaściwej odpowiedzi zależą od okoliczności, podstawy wezwania i przebiegu postępowania. W razie sporu zapoznaj się z pouczeniem i skonsultuj pismo z prawnikiem.

Co przewiduje projekt UD263

Projekt ma zmienić system automatycznego nadzoru nad ruchem. W opublikowanym opisie rządowym przewidziano m.in. doprecyzowanie danych kierującego oraz potwierdzenie przez wskazaną osobę kierowania i decyzji o przyjęciu mandatu albo odmowie. Opis w wykazie prac rządu i późniejsze wersje dokumentów mogą się różnić, dlatego konkretną wersję projektu trzeba sprawdzić przed stosowaniem jej w planach firmy. Projekt UD263 w wykazie prac rządu.

W omawianych wersjach projektu pojawiały się administracyjne opłaty dla właściciela lub posiadacza, gdy nie dojdzie do wymaganego potwierdzenia przez kierowcę. Szczegóły kwot, wyjątków, terminów i ewentualnego obniżenia opłaty zależą od wersji tekstu oraz dalszych prac legislacyjnych. Na dzień sprawdzenia nie należy wystawiać pracownikowi wezwania na podstawie samego projektu ani zakładać, że podana w nim data wejścia w życie jest już pewna.

Co warto zrobić w firmie

• Ustal, kto odpowiada za odbieranie pism i pilnowanie terminów odpowiedzi.
• Prowadź przejrzystą ewidencję przekazania pojazdu: numer pojazdu, użytkownik, data i godzina. Dostosuj zakres danych i okres przechowywania do celu oraz przepisów o ochronie danych.
• Opisz zasady informowania firmy o wezwaniu i sprawdzania dokumentów. Nie wymuszaj na pracowniku nieprawdziwego oświadczenia.
• Nie potrącaj kwoty z wynagrodzenia automatycznie. Kodeks pracy ogranicza potrącenia; zgoda na inne potrącenia i ewentualna odpowiedzialność pracownika wymagają odrębnej oceny prawnej.

Pismo po zdjęciu: co sprawdzić krok po kroku

1. Sprawdź, kto jest adresatem pisma, jakiego pojazdu i czasu dotyczy oraz jaki organ je wysłał. Odczytaj termin i pouczenie.
2. Ustal na podstawie dokumentów, komu w tym czasie powierzono pojazd. W przypadku leasingu lub najmu właściciel, posiadacz i użytkownik nie muszą być tą samą osobą.
3. Odpowiedz zgodnie z rzeczywistością. Zachowaj kopię odpowiedzi i potwierdzenie jej wysłania lub złożenia.
4. Jeśli nie możesz ustalić faktów albo kwestionujesz wezwanie, nie zgaduj. Przedstaw dokumenty prawnikowi, który oceni sytuację na podstawie konkretnego pisma.

Mandat kierowcy a odpowiedzialność właściciela

Mandat za wykroczenie kierującego i odpowiedzialność związana z niewskazaniem osoby, której powierzono pojazd, dotyczą różnych kwestii. W projekcie pojawia się dodatkowo koncepcja opłaty administracyjnej; nie należy przedstawiać jej jako już obowiązującego mandatu. Kwoty, wyjątki i tryb odwołania trzeba sprawdzić w ostatecznym tekście, jeżeli ustawa zostanie uchwalona.

Przykład: samochód jest przypisany do zespołu serwisowego, ale w poniedziałek mógł go przejąć inny pracownik. Sama lista stałych użytkowników nie wystarcza do ustalenia, komu auto powierzono o godzinie wskazanej w piśmie. Rejestr przekazania, dyżury i dokumenty wypożyczenia mogą pomóc odtworzyć fakty, ale ich brak nie usprawiedliwia wskazania przypadkowej osoby.

Dokumenty i dane osobowe w ewidencji aut

Ustal cel prowadzenia rejestru i nie zapisuj więcej danych niż potrzeba do zarządzania flotą i odpowiadania na wezwania. Określ osoby z dostępem, zasady poprawiania błędów i okres przechowywania. Ochronę danych i zasady monitorowania korzystania z aut skonsultuj z osobą odpowiedzialną za RODO.

Co zrobić po otrzymaniu pisma

Wezwanie należy przeczytać w całości: może być skierowane do innego podmiotu niż faktyczny użytkownik auta, na przykład do leasingodawcy lub firmy. Sprawdź, o jaką czynność proszony jest adresat i jaki termin wyznaczono. Odpowiedź oprzyj na dostępnych dokumentach, a nie na przypuszczeniu.

Ewidencja aut powinna obejmować nie tylko stałe przydziały, ale również zmiany podczas dnia, samochody zastępcze i przekazania między pracownikami. Dane należy przechowywać w zakresie i przez czas uzasadniony potrzebami oraz właściwymi przepisami. Kwestie zwrotu kosztu przez pracownika wymagają odrębnej analizy prawa pracy.

Przykład z życia firmy

Spółka korzysta z aut w leasingu, a jeden samochód zmienia użytkownika podczas dyżuru. Przychodzi wezwanie dotyczące określonej godziny. Osoba obsługująca flotę sprawdza dokument przekazania i rzeczywisty przebieg dyżuru, a następnie odpowiada na konkretną treść wezwania.

Co zrobić krok po kroku

1. Ustal adresata oraz termin z otrzymanego pisma.
2. Zbierz dane o przekazaniu auta i ewentualnej zmianie użytkownika.
3. Zachowaj kopię odpowiedzi i dowód jej wysłania.
4. Przed zmianą regulaminu firmy zweryfikuj aktualny etap prac nad UD263.

Najczęstsze pytania

Czy projektowana opłata już obowiązuje?

Nie wynika to z samego projektu. Konieczne jest uchwalenie i wejście w życie właściwych przepisów.

Czy firma może automatycznie potrącić kwotę z pensji?

Nie należy tego zakładać. Potrącenia z wynagrodzenia i odpowiedzialność pracownika podlegają odrębnym przepisom i wymagają analizy sprawy.

Źródła