Jak zgłosić zgon do ZUS mieszkając za granicą

Po śmierci osoby pobierającej świadczenia z ZUS należy bezzwłocznie zgłosić ten fakt — niezależnie od kraju zgonu. Nieterminowe zgłoszenie powoduje konieczność zwrotu nadpłaconych świadczeń.

Kto powinien zgłosić zgon

• Najbliżsi członkowie rodziny (małżonek, dzieci, rodzice)
• Spadkobiercy
• Osoba organizująca pogrzeb (dla zasiłku pogrzebowego)
• Każdy, kto wie o śmierci osoby pobierającej świadczenia

Termin zgłoszenia

Brak ustawowego terminu, ale im szybciej, tym lepiej. Każdy miesiąc niezgłoszenia oznacza dodatkową nadpłatę świadczenia do zwrotu. Praktyczna zasada: w ciągu 30 dni od zgonu.

Co potrzebujesz

Dokumenty

• Akt zgonu — polski lub zagraniczny przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego i opatrzony apostille
• PESEL i dane osobowe zmarłego
• Numer świadczenia (jeśli znasz)
• Twoje dane do kontaktu

Zagraniczne akty zgonu

Akt zgonu z USA, UK, Niemiec itp. musi być:

• Opatrzony apostille (kraje stron konwencji haskiej) lub zalegalizowany przez polski konsulat
• Przetłumaczony na polski przez tłumacza przysięgłego
• Alternatywnie — zarejestrowany w polskim USC (Urząd Stanu Cywilnego) i wystawiony polski odpis

Gdzie i jak zgłosić

Opcja 1: Poprzez PUE ZUS (online)

Jeśli masz profil zaufany lub e-dowód, możesz zgłosić zgon online przez PUE ZUS pod adresem pue.zus.pl. Dołącz skan aktu zgonu.

Opcja 2: Listownie

Wyślij list polecony z aktem zgonu (kopia poświadczona za zgodność lub oryginał) do oddziału ZUS właściwego dla ostatniego miejsca zamieszkania zmarłego w Polsce. Adresy oddziałów: www.zus.pl/o-zus/kontakt.

Opcja 3: Przez polski konsulat

Konsulat RP w USA, UK i innych krajach pomaga z zgłoszeniem do ZUS. Konsulat poświadcza tłumaczenie i przesyła dokumenty do Polski.

Opcja 4: Przez upoważnioną osobę w Polsce

Wystaw upoważnienie (najlepiej notarialne) dla osoby w Polsce, która osobiście zgłosi sprawę w oddziale ZUS. Wymaga to upoważnienia z apostille.

Co dzieje się po zgłoszeniu

1. ZUS rejestruje zgon w systemie
2. Wstrzymuje wypłatę świadczenia od miesiąca następującego po zgonie (świadczenie za miesiąc zgonu należy się do końca tego miesiąca)
3. Bada, czy występują nadpłaty (gdy świadczenie wpłynęło już po dacie zgonu)
4. Wysyła ewentualne wezwanie do zwrotu nadpłaty
5. Rozpatruje wnioski o świadczenia rodzinne (renta rodzinna, zasiłek pogrzebowy)

Świadczenia po zmarłym

Zasiłek pogrzebowy

• 4 000 zł jednorazowo dla osoby pokrywającej koszty pogrzebu
• Wniosek na formularzu Z-12, do 12 miesięcy od daty zgonu
• Wymagane: akt zgonu + rachunki za pogrzeb + dowód pokrewieństwa lub pokrycia kosztów

Renta rodzinna

Przysługuje:

• Wdowie/wdowcowi (po 50. roku życia lub niezdolnym do pracy)
• Dzieciom do 16 lat lub do 25 jeśli się uczą
• Wnukom przyjętym na wychowanie
• Rodzicom (w określonych przypadkach)

Wniosek na formularzu ZUS Rp-2.

Niewypłacone świadczenie

Emerytura za miesiąc, w którym nastąpił zgon, należy się rodzinie — można wnioskować o jej wypłatę.

Jeśli zmarły miał emeryturę z dwóch krajów

Jeśli osoba miała polską ZUS-owską emeryturę oraz świadczenie z USA (Social Security), UK, Niemiec itp., trzeba zgłosić zgon w każdym kraju osobno. Polska umowa o zabezpieczeniu społecznym z USA (1 marca 2009) reguluje koordynację, ale każdy system działa niezależnie.

Najczęstsze błędy

• Zwlekanie miesiącami — nadpłacone świadczenia trzeba zwrócić
• Wysłanie zagranicznego aktu bez apostille i tłumaczenia przysięgłego
• Pominięcie wniosku o zasiłek pogrzebowy (12 miesięczny termin!)
• Nieinformowanie ZUS o zmianie adresu spadkobierców — listy mogą wracać
• Brak weryfikacji, czy zmarłemu nadal nie wypłacono renty rodzinnej dla innej osoby